Järjestäjän ohjeet

Ohjeet aluejoukkueiden SM-turnauksen järjestäjälle

Turnauksen haku

Turnauksen järjestelyoikeutta on haettava määräaikaan mennessä hakuohjeiden mukaisesti. Hausta ilmoitetaan Kiilassa.

Sopimus

Turnauksen järjestävä taho tekee kirjallisen sopimuksen Lentopalloliiton kanssa. Sopimuksessa sovitaan mm. taloudellisista oikeuksista ja velvollisuuksista sopijaosapuolten kesken.

Pelikentät

Järjestäjällä tulee olla turnauksessa käytettävissä neljä mitat täyttävää pelikenttää. Toivottavaa on, että kentät ovat samassa hallissa ja päädyissä on riittävästi tilaa mm. hyppyaloitusten (B-nuoret) suorittamista varten. Pelikenttien ympärillä täytyy olla riittävästi katsomotilaa lepovuorossa oleville joukkueille ja katsojille. Pelikenttien täytyy olla käytössä perjantai-iltapäivästä sunnuntai-iltaan

Välineet ja varusteet

Järjestäjä vastaa virallisista pelipalloista, virallisista verkoista, pistetauluista, toimivasta kuulutuksesta kuuluttajineen, kuivausmopeista, pöytäkirjakorteista jne.

Kisaorganisaatio

Järjestäjällä tulee olla nimettynä vastuuhenkilöt vähintään seuraaviin toimialoihin:

majoitus
ruokailut
kioskipalvelut
kilpailu/tulospalvelu
kirjurit
tuomarit
tiedotus
kuulutus
ensiapu
yleisjärjestelyt
Majoitus

Järjestäjä on velvollinen järjestämään koulumajoituksen kaikille turnaukseen osallistuville. Majoitusta varattava mielellään luokkahuone/joukkue. Lisäksi on varauduttava kuljettajien, huoltajien ja valmentajien majoittamiseen. Järjestäjä vastaa majoituspaikkojen valvonnasta. Jokaisella joukkueella tulee kuitenkin yöpyä vähintään yksi valvoja/joukkue samassa tilassa joukkueen kanssa. Toivottavaa on, että majoituskoulu sijaitsee lähellä pelikenttiä. Joukkueet ovat velvollisia jättämään majoitustilat lähtiessään samaan kuntoon kuin ne vastaanottaessaan.

Järjestäjä on velvollinen neuvottelemaan kilpailukykyisen hinnan hotellin kanssa, josta järjestäjän on ennakkoon varattava 3 x 2 hengen huone Lentopalloliiton käyttöön (järjestäjä maksaa), sekä tarvittava määrä huoneita alueiden käyttöön heidän itse ilmoittaman tarpeensa mukaan (alueet maksavat).

Ruokailut

Järjestäjä vastaa vähintään kouluruokailu –tasoisen ruokailun toteuttamisesta kaikille kisapassin haltijoille seuraavasti:

Perjantai, iltapala
Lauantai, aamupala + lounas + päivällinen + iltapala
Sunnuntai, aamupala + lounas + matkaeväspussi
Toivottavaa on, että ruokailu toteutetaan mahdollisimman joustavalla aikataululla ja mahdollisimman lähellä pelikenttiä. Alueet ilmoittavat etukäteen ruokailijoiden määrän ja mahdolliset erikoisruokavaliot.

Aikataulu ja turnausohjelma

Järjestäjä tekee otteluohjelman ja harjoitusaikataulun yhdessä Lentopalloliiton kanssa. Turnauksen muusta aikatauluttamisesta vastaa järjestäjä. Viikonlopun aikataulussa huomioidaan harjoitukset ja ottelut.

Käsiohjelma

Järjestäjä tekee mahdollisimman kattavan käsiohjelman, josta selviää otteluohjelma, joukkueiden kokoonpanot tietoineen jne. Alueet toimittavat ko. tiedot järjestäjälle ilmoittautumisen yhteydessä tarkoilla tiedoilla varustettuna.

Ilmoittautuminen

Lentopalloliitto lähettää kaikille alueille kutsun aluejoukkueiden SM-turnaukseen järjestäjän selvittyä, jonka jälkeen järjestäjä lähettää osallistujille tarkemman kutsun käytännönjärjestelytietoineen vähintään kaksi viikkoa ennen turnausta. Alueet lähettävät sitovat ilmoittautumiset ja pelaajien tietolomakkeet kaikilla pyydetyillä tiedoilla täytettyinä suoraan järjestäjille vähintään kolme viikkoa ennen turnausta. Turnauksen aikana järjestäjillä tulee olla ilmoittautumispiste perjantai-iltapäivästä alkaen, jonne joukkueet tullessaan paikkakunnalle ilmoittautuvat ja saavat kisapassit ja muun tarvittavan materiaalin.

Avajaiset ja päättäjäiset

Järjestäjä vastaa turnauksen avajaisista Lauantai-aamuna n. klo 8.30 sekä päättäjäisistä Sunnuntai-iltapäivällä finaalien jälkeen. Avajaisissa tulee olla Suomen lippu, joka on paikalla koko turnauksen ajan, lyhyt avajaispuhe (esim. kunnan/kaupungin edustaja) ja joukkueiden esittely nimikylteillä (kyltit toimittaa Lentopalloliitto). Joukkueet tulevat avajaisiin ja päättäjäisiin musiikin tahdissa hyvin organisoituun muodostelmaan. Ko. tapahtumat organisoidaan SM-turnauksen arvon mukaisesti niin järjestelyiltään kuin joukkueiden esintymisiltääkin.

Palkinnot

Lentopalloliitto toimittaa sarjojen kolmelle parhaalle joukkueelle mitalit. Järjestäjä valitsee ja palkitsee kisojen All Stars –kuusikot sekä mahdollisesti muita haluamiaan palkintoja. Maajoukkuevalmentajat palkitsevat kulttuuripalkinnolla suomalaista lentopallokulttuuria parhaiten edistäneen joukkueen ja valmentajan.

Tiedotus

Järjestäjä vastaa turnauksen sisäisestä tiedottamisesta joukkueille, sekä tietojen ja tulosten välityksestä medialle (teksti-tv, stt, maakunta- ja paikallislehdet, radio). Järjestäjä huolehtii myös siitä, että joukkueet saavat joko pois lähtiessään tai pikaisesti seuraavalla viikolla täydelliset ottelutulokset sijoituksineen.

Tuomarit ja kirjurit

Jokainen alue tuo mukanaan turnaukseen kaksi (toinen tyttöjen sarjaan ja toinen poikien sarjaan) iältään pelaajia vanhemman pätevän nuorisotuomarin . Mikäli alue ei pysty tuomaria tuomaan, maksavat he järjestäjälle 150 € / puuttuva tuomari. Järjestäjä hankkii turnaukseen loput tuomarit ja kaikki kirjurit ja vastaa heidän mahdollisista kuluistaan. Ottelut pyritään viheltämään kahdella tuomarilla, loppuotteluissa kahden tuomarin käyttö on pakollinen.

Muut tapahtumat

Perjantai-iltana joukkueiden harjoitusten jälkeen, järjestäjä järjestää teknisen kokouksen alueiden valmentajille. Kokouksessa käsitellään käytäntöön liittyvät asiat ja valitaan mm. turnauksen jury. Kokouksessa maajoukkuevalmentajat käyttävät omat puheenvuoronsa.

Perjantai-iltana joukkueiden harjoitusetn jälkeen maajoukkuevalmentajat yhdessä aluevalmentajien kanssa vetävät organisoidusti demoharjoitukset. Harjoitusten aiheet ja demoryhmä ilmoitetaan kutsun yhteydessä.

Lauantai-iltana järjestävä taho voi halutessaan organisoida valmentajille ja huoltajille vapaamuotoisen iltatapahtuman (esim. sauna + kokoustila), jossa valmentajat käyvät läpi ajankohtaisia asioita.

Järjestäjä voi halutessaan järjestää turnauspaikalle joukkuekuvauksen ja muuta vastaavaa oheisohjelmaa.

Järjestäjä vastaa siitä, että turnaus on järjestelyiltään ja ulkoisilta puitteiltaan SM-turnauksen arvoinen.

Järjestelyapu

Lentopalloliitossa tapahtumasta vastaavat valmennuspäällikkö sekä tyttöjen ja poikien päävalmentajat. Alueilla asiasta vastaavina ovat alueen päävalmentajat ja nuoriso-/ valmennuspäälliköt.

Yhteistyökumppanit

Tapahtumaan on Lentopalloliitolla oikeus tuoda yhteistyökumppaneidensa mainoksia. Sama oikeus on järjestäjällä. Ko. järjestelyistä sovitaan erikseen.